Одним из условий успешного ведения бизнеса стал документооборот.
Технология исполнения бизнеса, об этом говорит практика, тесно связана просто с отсутствием качественного инструмента для организации работы всех подразделений компании и самое важное - отсутствие автоматизированного документооборота. Решения есть - организация электронного документооборота дает качественно новое делопроизводство, в лучшей степени автоматизирует управление и эффективно повышает способность компании выживать в условиях экономической нестабильности.
Эксперты говорят как правильно идентифицировать электронный документооборот: "Это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Инструментом для работы с документами в электронном виде является система электронного документооборота (СЭД). Не всегда очевидна разница двух понятий: "делопроизводство" и "документооборот"."
Выделим "Делопроизводство" как механизм, обеспечивающий создание документов и организацию работы с официальными документами. Также отметим "Документооборот". Это процесс движения документов на предприятии - от создания (или получения) до завершения действий с ними (отправка, архивация).
Можно сказать что документооборот входит в круг задач делопроизводства и сама СЭД - это не просто автоматизация документооборота, а также элементы автоматизации делопроизводства в целом. Чаще надо понимать задачу как создание системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД).
Для строительных компаний важно соединить в единое целое проекты строительства на этапе планирования и в процессе работы; взаимодействие с удалёнными филиалами; взаимодействие с выездными бригадами; входящая корреспонденция; исходящая корреспонденция; договорная работа (согласование и исполнение); заявки на покупку техники и материалов; заявки на подбор персонала; заявки во внутреннюю службу технической поддержки (проблемы, запросы); организация архива - хранилища документов.
Все это может сделать СЭДД.